Form Başvurusu ile Kesin Randevu Onayı Arasındaki Fark
Form başvurusu müşterinin isteğini bildirir; kesin randevu ise işletmenin zaman ve kapasiteyi onaylamasıdır. İki durumun aynı mesajla sunulması müşterinin hazırlıksız bir ekibe gelmesine neden olabilir.
Uygulama adımları
Durumları müşterinin anlayacağı biçimde ayırmak
Talep alındı, değerlendirmede, alternatif önerildi ve onaylandı gibi durumlar gerçek işleyişe göre seçilir. Her geçişin sorumlusu belirlenir. Müşteriye gösterilen metin CRM durumuyla tutarlı olmalıdır. İşletme randevuyu onaylamadan başvuru ekranında “randevunuz oluşturuldu” mesajı gösterilmemeli, bu yönde bir bildirim de gönderilmemelidir.
Kapasite ve uygunluk kontrolü
Personel, araç, oda veya servis kapasitesi gerekli koşulları belirler. Takvim bağlantısı yoksa çalışan kontrolü gerekir. Aynı zaman aralığını iki kişiye verme riski değerlendirilmelidir. Tarih değişikliği ve iptal de akışın parçasıdır; eski onayın geçerliymiş gibi görünmesi önlenmelidir.
Hatırlatma ve sonuç takibi
Onay sonrasında uygun iletişim tercihleriyle hatırlatma planlanabilir. Randevuya geldi, gelmedi veya yeniden planlandı durumları ayrı tutulur. Başvuru adedi ile gerçekleşen randevu aynı metrik değildir. Bu ayrım, aradaki kaybın nedenlerini, form kalitesini ve ekip dönüş hızını birlikte değerlendirmeyi sağlar.
Örnek uygulama
Müşteri cumartesi sabahını seçer; servis doludur. Sistem talebi alır, danışman alternatif saat önerir. Müşteri kabul ettiğinde durum onaylanır. İlk başvuru zamanı korunur; yeniden planlama yeni müşteri kazanımı gibi sayılmaz.
Çamlıca yaklaşımı
Randevu sürecinde müşteriye verilen mesaj, ekibin gerçekten yapabileceği işle uyumlu olmalıdır. Çamlıca 360 ile form akışı tasarlanırken hangi başvurunun yalnızca talep, hangisinin onaylı randevu sayılacağı ve bu geçişi kimin yapacağı birlikte belirlenir. Form alanları, şube tercihi ve yönlendirme kuralları ekibin kapasitesiyle birlikte ele alınır. Yanlış şube, tekrar gönderim ve tarih değişikliği gibi durumlar örnek kayıtlarla denenir. Sonuç, form gönderimi sayısından değil, onaylanan ve gerçekleşen randevulardan okunur.
Bu süreç için Web ve Formlar modülünü inceleyebilirsiniz. Modüllerin birlikte nasıl çalıştığını Çamlıca 360 platformunda görebilir, ihtiyacınızı Çamlıca 360 ekibiyle değerlendirebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Formda saat seçmek kesin onay mıdır?
Yalnız güncel kapasiteye bağlı rezervasyon ve onay tamamlanıyorsa öyledir.
Form yanıtı kesin randevu anlamına gelir mi?
Her zaman gelmez. Kesin randevu, işletme uygunluğu teyit ettiğinde oluşur; o zamana kadar ekran ve bildirim mesajı başvurunun alındığını ve sonraki adımı açıkça anlatmalıdır.
İptal edilen randevu silinmeli mi?
Geçmiş değerlendirmesi için iptal durumu ve nedeni korunmalı; aktif takvimden uygun biçimde çıkarılmalıdır.
Randevu hatırlatması ne zaman gönderilmeli?
Randevu onaylandıktan sonra, müşterinin iletişim tercihine uygun kanaldan gönderilmelidir. Henüz onaylanmamış bir talep için gönderilen hatırlatma, müşteride kesin randevu verildiği izlenimini yaratabilir.
Yeniden planlanan randevu nasıl kaydedilmeli?
İlk başvuru zamanı ve önceki durum korunarak yeni tarih eklenmelidir. Yeniden planlama, yeni müşteri kazanımı gibi sayılmamalıdır.
Başvuru sayısı ile gerçekleşen randevu neden ayrı izlenir?
Başvuru müşterinin isteğini, gerçekleşen randevu ise sürecin sonucunu gösterir. Aradaki fark incelendiğinde form kalitesi, ekibin dönüş hızı ve kapasite sorunları ayrı ayrı değerlendirilebilir.
Yanlış şube seçen müşteri nasıl yönetilir?
İlk incelemede tercih netleştirilir ve kayıt uygun ekibe devredilir. Kaynak ve önceki işlem geçmişi korunmalıdır.
Formdaki KVKK aydınlatma alanı tüm yükümlülükleri karşılar mı?
Tek alan yeterli kabul edilmemelidir. İşlenen veriler, amaçlar ve iletişim süreçleri kurumun ilgili sorumlularınca değerlendirilmelidir.