Offboarding Sürecinde Görev ve Bilgi Devri Nasıl Planlanır?
Çalışan ayrılırken yalnız hesap kapatmak, açık işlerin ve kurumsal bilginin devrini sağlamaz. Offboarding, erişim sonlandırma ile operasyon devamlılığını aynı plan içinde ele almalıdır.
Uygulama adımları
Açık işlerin envanteri
Müşteri görüşmeleri, bekleyen teklifler, projeler, dosyalar ve onaylar çıkarılır. Her kaydın yeni sorumlusu belirlenir. Devir notunda son durum ve bir sonraki adım bulunmalıdır. “Dosyalar klasörde” demek yeterli değildir; kritik kararların nerede olduğu da gösterilmelidir.
Erişim ve varlık teslimi
Hesaplar, cihazlar, ortak şifreler ve dış platform yetkileri BT ve ilgili yöneticilerce gözden geçirilir. Yetki sonlandırma zamanı işletmenin ayrılış planına göre belirlenir. Ortak hesap kullanımı bağımlılık yaratabileceğinden bireysel erişim ve sahiplik düzeni tercih edilir.
Devrin kabul edilmesi
Yeni sorumlu açık işleri kontrol ederek devri kabul eder. Eksik bilgi sonradan bulunamayabileceği için örnek dosyalar üzerinden kontrol yapılır. Çalışana ilişkin kişisel kayıtlar ile kurumsal müşteri dosyaları farklı saklama ve erişim kurallarına tabi tutulmalıdır.
Örnek uygulama
Bir danışmanın açık teklifleri başka çalışana aktarılır. Yeni danışman sadece müşteri listesini değil, teklif sürümünü ve söz verilen dönüş tarihini de görür. Böylece çalışanın ayrılışı, müşterinin her şeyi baştan anlatmak zorunda kaldığı bir sürece dönüşmez.
Çamlıca yaklaşımı
Ayrılış süreci, erişim kapatma kadar açık işlerin ve kurumsal bilginin devrini de kapsar. Çamlıca 360 yaklaşımında ayrılış kaydı, açık işlerin devri, bilgi transferi, erişim kapatma ve ekipman iadesi aynı çalışan yaşam döngüsünde görev olarak izlenir. Her adımın sorumlusu belli olduğunda eksik kalan devir, çalışan ayrılmadan fark edilir. Çalışanın kişisel kayıtlarına ve kurumsal müşteri dosyalarına erişim, rol bazında ayrı ayrı tanımlanır. Kurumun yürürlükteki politikaları esas alınır; bordro gibi ek ihtiyaçlar kapsam görüşmesinde ayrıca belirlenir.
Bu süreç için İnsan Kaynakları modülünü inceleyebilirsiniz. Modüllerin birlikte nasıl çalıştığını Çamlıca 360 platformunda görebilir, ihtiyacınızı Çamlıca 360 ekibiyle değerlendirebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Hesabı silmek offboarding'i tamamlar mı?
Hayır. İşlerin, dosya sahipliğinin ve ekipmanların devri ayrıca kontrol edilmelidir.
Devir notunu kim onaylar?
İşi devralan kişi ve ilgili yönetici, eksiksiz devam edebileceklerini kontrol etmelidir.
Offboarding neden ayrı bir süreçtir?
Görev devri, erişim kontrolü ve ekipman iadesinin farklı sorumluları vardır. Planlı takip eksik kalan işlemleri görünür kılar.
İşten ayrılan kişinin açık görevleri ne olur?
Ayrılış tarihinden önce her açık görev için yeni sorumlu belirlenir. Devralan kişi son durumu ve bir sonraki adımı kontrol ederek devri kabul eder.
Erişimler ne zaman kapatılmalı?
Kapatma zamanı ayrılış planına göre önceden belirlenmelidir. Devir tamamlanmadan kritik bir erişimin kapanması iş kaybına, geç kapanması ise güvenlik riskine yol açabilir.
Ortak şifreler ayrılışta nasıl ele alınmalı?
Ayrılan çalışanın bildiği ortak şifreler değiştirilmelidir. Uzun vadede ortak hesaplar yerine bireysel erişim ve açık sahiplik düzeni tercih edilmelidir.
Devir sırasında kişisel kayıtlar da aktarılır mı?
Hayır. Çalışana ait kişisel kayıtlar ile kurumsal müşteri dosyaları ayrı tutulmalıdır; devralan kişi yalnız işi sürdürmek için gereken kayıtlara erişmelidir.