WhatsApp Flows ile Talep Toplama: Kapsam ve Uygunluk Soruları
WhatsApp Flows, sohbet içinde yapılandırılmış bilgi toplama ihtiyacını karşılamak için değerlendirilebilir. Formun amacı müşteriyi sorularla yormak değil, işlemi yapacak ekibe yeterli ve anlaşılır kayıt ulaştırmaktır.
Uygulama adımları
Formu işlem amacına göre kurmak
Servis talebinde araç modeli ve tercih edilen tarih anlamlı olabilir; genel bilgi isteyen kişiden ayrıntılı araç kaydı istemek gereksizdir. İlk adımda talep türünü belirleyip sonraki alanları buna göre seçin. Zorunlu alan sayısını işlemin gereğiyle sınırlayın. Kullanıcının bilmediği bir alan için açıklama veya uygun alternatif sunun.
Alan doğrulaması ve geri bildirim
Telefon, tarih ve seçim alanları beklenen biçimde kontrol edilmelidir. Hata olduğunda hangi alanın düzeltilmesi gerektiği açıkça söylenir. Form gönderildiğinde talebin alınması ile işlemin kesinleşmesi birbirinden ayrı gösterilir. Güncel randevu kapasitesi veya stok bağlantısı yoksa sistem kesin müsaitlik sözü vermemelidir.
CRM bağlantısında korunacak bilgiler
Form yanıtı müşteri, kaynak, talep zamanı ve ilgili departmanla ilişkilendirilir. Tekrar gönderimlerde aynı talebin çoğalmaması için bir gönderim kimliği kullanılması tasarlanabilir. Bağlantı sorunu hâlinde başarısız işlemler takip edilir. Ekip yalnız sohbet mesajını değil, işlenebilir talep kaydını görmelidir.
Örnek uygulama
Bir bakım talebinde ruhsat türü, ad veya firma, araç modeli, kilometre ve tercih edilen zaman alınır. Son ekranda “talebiniz alındı” bilgisi gösterilir. Servis ekibinin onayından sonra randevu durumu ayrıca güncellenir; müşteri başvuru ile kesin onayı karıştırmaz.
Çamlıca yaklaşımı
Sohbet içi formlarda amaç, müşteriyi yormadan işlemi yapacak ekibe işlenebilir bir kayıt ulaştırmaktır. Çamlıca 360'ın WhatsApp ve AI modülünde koşullu soru akışları, müşterinin yanıtına göre model, tarih veya kilometre gibi alanları adım adım toplar ve bu bilgileri CRM alanlarına aktarır. WhatsApp Flows kullanımının kapsamı ise hesabın uygunluğuna ve güncel Meta koşullarına göre kurulum görüşmesinde değerlendirilir. Başvurunun alındığı bilgisi ile kesin onay ayrı tutulur; bağlantı sorunları ve tekrar gönderimler kurulumdaki test senaryolarına eklenir.
Bu süreç için WhatsApp ve AI modülünü inceleyebilirsiniz. Modüllerin birlikte nasıl çalıştığını Çamlıca 360 platformunda görebilir, ihtiyacınızı Çamlıca 360 ekibiyle değerlendirebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Flows her hesapta aynı kapsamda kullanılabilir mi?
Hesabın uygunluğu, bağlantı yapısı ve güncel Meta koşulları kurulumda kontrol edilmelidir.
Form göndermek randevuyu kesinleştirir mi?
Yalnız kapasite doğrulaması ve onay akışı tamamlanıyorsa kesinleştirebilir. Diğer durumlarda bir talep oluşturur.
Sohbet içi formda kaç alan zorunlu olmalı?
Sabit bir sayı yoktur. Zorunlu alanlar, işlemin o bilgi olmadan yapılamayacağı durumlarla sınırlanmalı; ayrıntılar talep türüne göre sonraki adımlarda istenmelidir.
Müşteri bir alanın cevabını bilmiyorsa ne yapılmalı?
Alanın yanında kısa bir açıklama veya “bilmiyorum” gibi uygun bir seçenek sunulmalıdır. Aksi hâlde müşteri formu yarıda bırakabilir ya da tahmini bir değer girebilir.
Hatalı girilen bilgiler nasıl düzeltilir?
Telefon, tarih ve seçim alanları gönderimden önce kontrol edilir; hata olduğunda hangi alanın düzeltilmesi gerektiği açıkça belirtilir. Gönderimden sonra fark edilen hatalar temsilci tarafından müşteriyle birlikte kontrol edilerek düzeltilir.
Tekrar gönderilen form yeni bir talep oluşturur mu?
Oluşturmamalıdır. Aynı talebin çoğalmaması için her gönderime bir kimlik verilip CRM tarafında bu kimliğin kontrol edilmesi tasarlanabilir.
Form yanıtı CRM'de nasıl görünmeli?
Müşteri, kaynak, talep zamanı ve ilgili departmanla ilişkilendirilmiş işlenebilir bir talep kaydı olarak görünmelidir. Ekip yalnızca sohbet mesajını değil, doldurulan alanları da ayrı ayrı görebilmelidir.
WhatsApp mesajlarının hepsi ücretsiz midir?
Böyle bir varsayım yapılmamalıdır. Platform ücretleri ile yazılım, kurulum ve işletim ücretleri ayrı değerlendirilmelidir.