DÖF Takibinde Sorumlu, Termin ve Kapanış Kanıtı
Düzeltici ve önleyici faaliyet (DÖF) takibinde kayıt açmak yalnızca başlangıçtır. Uygunsuzluğun giderildiği, nedenin ele alındığı ve sonucun kontrol edildiği gösterilmeden süreç tamamlanmış sayılmamalıdır.
Uygulama adımları
Kaydı uygulanabilir hâle getirmek
Uygunsuzluk açıkça tarif edilir; ilgili yer veya ekipman belirtilir. Sorumlu kişi, hedef tarih ve yapılacak iş yazılır. “Dikkat edilecek” gibi belirsiz aksiyonlar yerine doğrulanabilir işlem seçilir. Öncelik ve uzman değerlendirmesi gerektiren durumlar kurumun yetkili sürecine aktarılır.
Kapanış kanıtını seçmek
Fotoğraf, servis kaydı, kontrol sonucu veya güncel doküman faaliyetin türüne göre kullanılabilir. Kanıtın bulunması tek başına etkinlik anlamına gelmez. Kontrol eden kişi, sorunun gerçekten giderildiğini ve tekrar riskinin nasıl ele alındığını değerlendirmelidir.
Gecikme ve tekrar analizi
Geciken işler gerekçesiyle görünür tutulur. Yeni tarih verilmesi eski gecikme bilgisini silmemelidir. Aynı uygunsuzluk tekrar ediyorsa faaliyet yalnız belirtiyi gidermiş olabilir. Kök neden ve uygulamanın sürdürülebilirliği yeniden incelenir.
Örnek uygulama
Bir ekipmanın etiketi okunmuyor diye kayıt açılır. Etiket yenilenir, güncel görüntü eklenir ve yetkili kişi kontrol eder. Sorun sık tekrarlanıyorsa kullanılan malzeme ve çevresel koşullar ayrıca değerlendirilir.
Çamlıca yaklaşımı
DÖF kaydı ancak sorumlu, termin ve kapanış kanıtı netleştiğinde gerçek bir takip aracına dönüşür. Çamlıca 360 yaklaşımında uygunsuzluk kaydı ve ona bağlı DÖF aynı zincirde izlenir; sorumlu, termin, kanıt ve kontrol adımları bu kayıtta birlikte tutulur. Geciken faaliyetler sorumluya ve yönetici seviyesine bildirilir. Ancak yazılım, uzman değerlendirmesinin veya resmî uygunluk yükümlülüklerinin yerine geçmez. Kontrol aralıkları ve işlem kararları yetkili kaynaklara dayanmalıdır. Ekipler kaydı kapatmadan önce yapılan işin kanıtını ve kontrol sonucunu değerlendirir. Yönetim ise toplam adetlerin yanında açık önemli konuları ve geciken işleri birlikte görmelidir.
Bu süreç için İSG Yönetimi modülünü inceleyebilirsiniz. Modüllerin birlikte nasıl çalıştığını Çamlıca 360 platformunda görebilir, ihtiyacınızı Çamlıca 360 ekibiyle değerlendirebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
DÖF kaydında hangi bilgiler gerekir?
Sorun, planlanan faaliyet, sorumlu, hedef tarih ve doğrulama yöntemi tanımlanmalıdır. Genel ifadeler kapanışın değerlendirilmesini zorlaştırır.
İşi yapan kişi tek başına kapatabilir mi?
Faaliyetin niteliğine göre ayrı kontrol veya yetkili onay gerekebilir; kurumun süreç kuralları belirleyicidir.
Bir fotoğraf işi kapatmak için yeterli mi?
Her durumda değildir. Kanıtın niteliği işin gerektirdiği kontrolle uyumlu olmalıdır; kapanış kriteri önceden tanımlanır.
Termin aşılırsa yeni tarih nasıl verilmeli?
Gecikme, gerekçesiyle kaydedilir ve yeni tarih yetkili kişiyle birlikte belirlenir. Önceki termin ve gecikme bilgisi silinmemelidir; tekrarlanan gecikmeler süreç sorununa işaret edebilir.
Aynı uygunsuzluk tekrar ederse ne yapılmalı?
Faaliyetin yalnız belirtiyi giderip gidermediği incelenir. Kök neden ve uygulamanın sürdürülebilirliği yeniden değerlendirilir.
Geciken aksiyon kime bildirilmelidir?
Sorumlu ve yetkili yönetici zinciri önceden belirlenmelidir. Bildirim göndermekle aksiyon alınması farklı aşamalardır.
Yazılım risk değerlendirmesinin yerine geçer mi?
Hayır. Yazılım kayıt ve takibi destekler; uzmanlık ve yetkili değerlendirme ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
Ramak kala kayıtları neden değerlidir?
Gerçekleşmiş zarar beklenmeden süreçteki zayıflıkları tartışmaya yardımcı olur. Kayıt sayısı yorumlanırken bildirim kültürü de dikkate alınmalıdır.