Periyodik Kontrol Takviminde Gecikmeleri Görünür Kılmak
Periyodik kontrol takvimi yalnız gelecek tarihleri listelememelidir. Geciken kontrol, eksik belge ve sorumlusu belirsiz ekipman ayrı durumlar olarak görünmelidir.
Uygulama adımları
Envanterin doğruluğu
Ekipman kimliği, konum, sorumlu ve ilgili kontrol kaydı eşleştirilir. Kontrol aralıkları tahmin edilmez; geçerli mevzuat, üretici bilgisi ve yetkili uzman değerlendirmesi esas alınır. Yazılım bu bilgiyi takip eder, hukuki veya teknik değerlendirmeyi kendiliğinden yapmaz.
Hatırlatma ve aksiyon
Yaklaşan tarih için kimin planlama yapacağı, hizmeti kimin organize edeceği ve sonucu kimin kaydedeceği belirlenir. Bildirim gönderildi diye işlem tamamlanmış sayılmaz. “Randevu alındı”, “kontrol yapıldı” ve “belge doğrulandı” gibi gerçek aşamalar takip edilir.
Gecikmenin görünürlüğü
Yeni tarih atanması önceki gecikmeyi silmemelidir. Gecikme nedeni ve yetkili karar kayda alınır. Riskli durumda nasıl hareket edileceği kurumun uzman süreciyle belirlenir. Rapor, tamamlanan kontrol adedinin yanında açık ve geciken işleri de göstermelidir.
Örnek uygulama
Kontrol tarihi yaklaşan ekipman için hizmet sağlayıcı ziyareti gerçekleşir; ancak rapor henüz gelmemiştir. Kayıt “belge bekleniyor” durumunda kalır. Böylece yalnızca ziyaret yapıldığı için bütün sürecin tamamlandığı varsayılmaz.
Çamlıca yaklaşımı
Periyodik kontrol takibinde yaklaşan tarihler kadar geciken, belgesi beklenen ve sorumlusu belirsiz kalan kontrollerin de görünmesi gerekir. Çamlıca 360 İSG Yönetimi yaklaşımında ekipman kartı, son ve sonraki kontrol tarihi, belge ve sorumlu bilgisi aynı kayıtta ilişkilendirilir; yaklaşan tarihler bildirim ve eskalasyon yapısıyla hatırlatılır. Ancak yazılım, uzman değerlendirmesinin veya resmî uygunluk yükümlülüklerinin yerine geçmez; kontrol aralıkları yetkili kaynaklara dayanmalıdır. Kontrol kaydı, hizmet planlandığı için değil, sonuç belgesi değerlendirildikten sonra kapatılmalıdır. Yönetim, tamamlanan kontrol adedinin yanında geciken ve belge bekleyen ekipmanları da birlikte görmelidir.
Bu süreç için İSG Yönetimi modülünü inceleyebilirsiniz. Modüllerin birlikte nasıl çalıştığını Çamlıca 360 platformunda görebilir, ihtiyacınızı Çamlıca 360 ekibiyle değerlendirebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kontrol aralığını yazılım otomatik belirlemeli mi?
Hayır. Kontrol aralıkları ve tarihleri geçerli mevzuat, üretici bilgisi ve yetkili uzman değerlendirmesiyle belirlenir. Yazılım bu tarihlerin takibini kolaylaştırır; mevzuat yorumunun yerine geçmez.
Tarihi ileri almak gecikmeyi kaldırır mı?
Hayır. Yeni tarih atanması geçmiş gecikmeyi ortadan kaldırmaz; değişikliğin gerekçesi ve kimin onayladığı kayıtta korunmalıdır.
Kontrol yapıldı ama rapor gelmediyse kayıt kapatılmalı mı?
Hayır. Sonuç belgesi alınıp değerlendirilene kadar kayıt “belge bekleniyor” gibi ayrı bir durumda kalmalıdır. Ziyaretin yapılması, kontrolün tamamlandığını tek başına göstermez.
Kontrol takviminde hangi bilgiler yer almalı?
Ekipman kimliği, konumu, sorumlusu, son ve sonraki kontrol tarihi ile ilgili belge bilgisi yer almalıdır. Eksik alanlar, gecikmenin nedenini sonradan anlamayı zorlaştırır.
Gecikme nedeni neden kaydedilmeli?
Tekrarlayan nedenler ancak kayıt altındaysa görülebilir. Hizmet sağlayıcıdan randevu alınamaması, ekipmana erişilememesi veya belge eksikliği gibi nedenler ayrıldığında planlama iyileştirilebilir.
Geciken kontrol kime bildirilmelidir?
Ekipmanın sorumlusu ve yetkili yönetici zinciri önceden belirlenmelidir. Bildirimin gönderilmesi, kontrolün planlandığı veya yapıldığı anlamına gelmez.
Kontrol belgesi nerede saklanmalı?
Kontrol raporu, ilgili ekipman ve kontrol kaydıyla birlikte saklanmalıdır. Böylece bir sonraki kontrolde veya denetimde belgeye kolayca ulaşılır.
Kullanımdan kaldırılan ekipman takvimde kalmalı mı?
Ekipmanın kullanım dışı bırakıldığı tarihle birlikte kaydedilmesi ve kontrol planının buna göre güncellenmesi gerekir. Geçmiş kontrol kayıtları silinmemelidir.